Şedinţe, şedinţe, şedinţe

Şedinţa este un foarte bun şi puternic instrument de management. Este un instrument esenţial pentru coordonarea şi armonizarea membrilor unei echipe. Totuşi, parcă se exagerează cu şedinţele astea, nu? Sunt prea multe şi par interminabile. Mănâncă foarte mult timp şi sunt plictisitoare.

Cum rămâne cu eficienţa muncii? Dacă am putea să mai reducem din timpul alocat şedinţelor, dacă am creşte utilitatea acestor şedinţe...

Ei bine, se poate. Trebuie doar să aplici reţeta de succes. În cele ce urmează îţi voi spune cum să faci astfel încât să transformi şedinţele în unele de succes.

Hai mai întâi să vedem ce e cu şedinţele astea şi să vedem la ce folosesc. Ce e o şedinţă nu cred că mai trebuie să spun pentru că toată lumea ştie.

Şedinţele sunt de trei tipuri:

• De informare - cel care iniţiază şedinţa / conducătorul de şedinţă transmite informaţii participanţilor
• De culegere de informaţii - cel care iniţiază şedinţa / conducătorul de şedinţă doreşte să primească informaţii de la participanţi
• De rezolvare de probleme - cel care iniţiază şedinţa / conducătorul de şedinţă doreşte să găsească soluţii împreună cu ceilalţi participanţi

Paşi pentru o şedinţă de succes

1 Pregătirea

Stabilirea obiectivelor

Orice şedinţă trebuie să aibă un scop precis. Pentru a putea măsura succesul unei şedinţe trebuie stabilite încă de la început obiectivele urmărite.

În funcţie de obiectivele propuse, putem stabili audienţa, adică persoanele care ar trebui să participe la şedinţă.

În funcţie de obiectivele stabilite şi de audienţă se pot selecta şi pregăti materialele necesare se poate alege un loc de întâlnire şi se poate alege modul de conducere a şedinţei cel mai adecvat.

Stabilirea obiectivelor este fundaţia pe care se bazează întreaga desfăşurare ulterioară a şedinţei.

Obiective precum „să ne facem o idee despre”, „să discutăm despre”, „să revedem …” nu sunt clare şi explicite şi nu recomand a fi folosite. Comparaţi cu următoarele exemple: „obiectivul este de a explica noua procedură de lucru …” (întâlnire de informare), „obiectivul nostru este de a elabora o listă cu nemulţumirile semnalate de către clienţii noştri faţă de produsul …” (întâlnire de culegere de informaţii), „obiectivul întâlnirii de astăzi este elaborarea unui plan prin care să creştem vânzările cu 20% în următoarele două luni” (întâlnire de rezolvare a problemelor).

Obiectivul unei şedinţe de informare este de a oferi informaţii clare şi complete asupra unui subiect. Pot fi puse întrebări scurte de clarificare iar discuţiile purtate în jurul acestor clarificări pot încuraja participanţii să accepte şi să folosească informaţiile primite dar liderul trebuie să aibă în permanenţă controlul. Într-o şedinţă de informare, liderul este cel care vorbeşte în cea mai mare parte a timpului.

S-ar putea pune următoarea întrebare - De ce este nevoie de o şedinţă pentru asta? Nu ar fi mai simplu să primim informarea (pe mail, pe intranet), să citim singuri despre ce e vorba şi pe urmă să ne vedem de treaba noastră?

Răspunsul este acesta:
Da, uneori e mai simplu şi mai eficient aşa. Nu trebuie făcută o şedinţă de fiecare dată. Mai există şi alte metode de informare.
Dar alteori este necesară o şedinţă. Pentru că liderul are nevoie să se asigure că toată lumea a luat la cunoştinţă. Pentru că liderul are nevoie să se asigure că toată lumea a înţeles despre ce e vorba. Foarte important, pentru că liderul are nevoie să primească feedback.

Într-o şedinţă de culegere de informaţii liderul acţionează mai degrabă ca un facilitator. Liderul trebuie să arate deschidere şi sinceritate pentru ca o astfel de şedinţă să aibă succes.
Încurajează discuţiile punând întrebări deschise astfel încât să extragă informaţiile necesare. Dacă în şedinţele de informare liderul vorbeşte în cea mai mare parte a timpului şi participanţii pun întrebări, într-o şedinţă de culegere de informaţii liderul vorbeşte mai puţin, canalizând întâlnirea spre subiectele de interes prin scurte întrebări. Obiectivul unei astfel de întâlniri este atins în momentul în care liderul reuşeşte să extragă toate informaţiile necesare de la participanţi.

Şedinţele de rezolvare de probleme presupun comunicare permanentă între lider şi participanţi. Liderul oferă informaţiile necesare, formulează problema ce trebuie rezolvată iar participanţii oferă idei, sugestii, soluţii şi explorează diferite posibilităţi şi alternative. Obiectivul este atins dacă se găseşte o soluţie viabilă la problema pusă.

Stabilirea locului de desfăşurare a şedinţei

Locul de întâlnire este foarte important. Pentru unii participanţi o dicuţie în biroul directorului poate fi intimidantă. De asemenea o sală de mese poate fi un loc mult prea puţin protocolar iar participanţii pot avea dificultăţi în a se concentra pe o discuţie serioasă. Dacă doriţi o discuţie liberă şi deschisă alegeţi un mediu mai neutru.

Foarte important este ca spaţiul ales să fie liniştit, să nu existe factori perturbatori ce pot genera întreruperi (este recomandat ca liderul să ceară participanţilor să închidă telefoanele mobile, el însuşi dând primul exemplu).

Preinformare

Acesta este un pas foarte important care ar putea reduce enorm timpul şi ar eficientiza foarte mult şedinţa.

Una e ca participanţii să vină la şedinţă fără să ştie despre ce e vorba şi total nepregătiţi şi alta e să fie informaţi dinainte care sunt obiectivele, despre ce se va discuta. În ultimul caz ar avea timp să se pregătească şi să se gândească la ce are de spus, la ce are de întrebat sau la posibile soluţii.

Pentru aceasta liderul va trebui să transmită în timp util care este scopul întâlnirii şi toate materialele necesare pentru informarea lor.
De asemenea este foarte important să transmită data şi ora la care va avea loc întâlnirea, locaţia şi durata (cel puţin aproximativă). Şedinţele interminabile sunt interminabile tocmai pentru că nimeni nu a stabilit o durată.

2 Startul şedinţei

Deschidere

Liderul trebuie să capteze atenţia participanţilor încă de la început.
Tehnica asta se numeşte ”icebreacker” (spargerea gheţii) şi constă în a prezenta ceva dramatic (care va declanşa „un simţ al urgenţei” a ceva de primă importanţă), ceva amuzant (care va atrage simpatia participanţilor) sau unui element de noutate (ce va stârni curiozitatea).

Imediat liderul va ura bun venit tuturor participanţilor, va mulţumi tuturor pentru că au reuşit să vină şi va face, dacă este cazul prezentarea participanţilor care nu se cunosc între ei. Acest pas este important pentru că liderul trebuie să ofere un exemplu de politeţe şi de condescendenţă şi astfel poate impune un anume fel în care să se desfăşoare restul discuţiilor.

Punerea în temă

Următorul lucru pe care liderul trebuie să-l facă este să ofere informaţii actualizate pentru cei prezenţi. Aceste informaţii descriu în general contextul actual (situaţia actuală) şi motivaţia întâlnirii. În cazul unei şedinţe de culegere de informaţii vor fi prezentate faptele ce au condus la această nevoie de informaţii şi ce se intenţionează a se face cu ele. În cazul unei întâlniri de rezolvare de probleme va fi prezentată situaţia prezentă, situaţia dorită şi problema care face ca situaţia dorită să nu poată fi încă atinsă.

Dacă preinformarea s-a făcut şi s-a făcut corect punerea în temă n-ar trebui să dureze foarte mult. Pasul este totuşi necesar pentru a obţine un numitor comun şi un reper de unde vor porni discuţiile.

După ce au fost prezentate toate aceste informaţii preliminare va fi precizat obiectivul întâlnirii.

Încă odată, liderul trebuie să se asigure că obiectivul este clar, este bine înţeles de către toată lumea şi este realizabil, în limita de timp propusă pentru întâlnire.

3 Desfăşurarea şedinţei

În cazul şedinţelor de culegere de informaţii sau de rezolvare de probleme.

Rolul cel mai important al liderului este să se asigure că întâlnirea curge către îndeplinirea obiectivelor propuse. Primul pas este stabilirea unei metode pentru abordarea subiectelor propuse. Liderul trebuie să se asigure de colaborarea tuturor celor prezenţi şi trebuie să-i conducă în aşa fel încât toată lumea să progreseze în mod organizat. Liderul va prezenta un plan al întâlnirii cu paşii ce vor fi urmaţi pentru a atinge obiectivul fixat.

La început va lăsa oamenii să-şi exprime ideile, ascultând cu atenţie toate comentariile, fără a insista însă pe prea multe detalii. Va lăsa discuţia să se desfăşoare liber pentru a încuraja participarea tuturor şi va lăsa grupul să decidă pe ce discuţii se va insista şi ce este sau nu folositor pentru atingerea obiectivului propus.

Uşor de spus, mai greu de făcut. Dacă ai fost măcar o dată lider de şedinţă ştii deja că e foarte greu să-i faci pe participanţi să devină activi şi să spună tot ce ar trebui să spună. Nu-i nimic, există câteva trucuri la care poţi apela pentru a-i stimula:

• Spune ce nevoi ai
• Cere ajutor
• Apelează la o persoană (nominalizeaz-o) care are experienţă (dintre cei prezenţi)
• Complimentează pe cineva şi cere-i să vă povestească cum a ajuns la un rezultat aşa bun
• Readu în discuţie informaţiile precedente şi încearcă astfel să creezi un punct de plecare pentru o nouă discuţie (pistă)

La polul opus sunt oameni care au tendinţa de a domina întâlnirea, care vorbesc prea mult, care deviază de la subiect, care repetă încontinuu aceleaşi lucruri. În aceste cazuri, liderul va întrerupe cu mult tact persoana respectivă, reamintindu-i că au nişte obiective de împlinit, că timpul este limitat şi că este politicos să fie ascultată părerea tuturor participanţilor. De obicei nu este cazul dar, dacă este nevoie, liderul va trebui să insiste.

O agendă a întâlnirii foarte bine precizată şi foarte bine structurată este de mare ajutor în cazul devierilor de la subiect. Liderul va insista pentru păstrarea desfăşurării întâlnirii aşa cum a fost programată iar celelalte subiecte vor putea fi discutate la sfârşit, în limita timpului disponibil.

Liderul trebuie să aibă grijă ca discuţiile să nu devieze de la subiectul principal şi să respecte paşii stabiliţi la început prin planul (agenda) întâlnirii. Pentru conducerea întâlnirii liderul are de asemenea la îndemână câteva trucuri:

• Iniţierea – sugerează noi idei, prezintă problemele, indică activităţile pe care trebuie să le urmărească cei prezenţi
• Orientarea - aminteşte scopul întâlnirii şi rolul participanţilor
• Clarificarea – se asigură că tot ce s-a discutat a fost bine înţeles de către toţi participanţii
• Informarea – prezintă informaţii care să ajute în luarea unor decizii
• Integrarea – strânge ideile şi informaţiile pentru a forma un plan viitor de acţiune coordonat
• Testarea – cere opinia participanţilor despre posibile soluţii
• Recapitularea – prezintă pe scurt punctele principale deja discutate pentru a oferi participanţilor ocazia să revadă parcursul întâlnirii până în acel punct şi să îşi reîmprospăteze ideile
• Cred că nici nu mai trebuie să amintesc - regullile bunului simţ trebuie să guverneze orice şedinţă - atitudinea trebuie să fie constructivă nu distructivă, participanţii trebuie să arate respect pentru ceilalţi, se discută idei şi nu persoane, se caută soluţii nu se caută vinovaţi etc.

4 Încheierea şedinţei

Liderul îi va avertiza pe toţi participanţii că întâlnirea este aproape de final, astfel încât fiecare să aibă ocazia să-şi exprime ultimile idei.

După câteva comentarii finale, liderul va face o sumarizare, prezentând participanţilor situaţia aşa cum arată după cele discutate (ideile sau soluţiile ce au fost reţinute, concluziile ce au fost trase).

Liderul va mulţumi tuturor pentru participare şi îi va felicita pentru rezultatul obţinut.

Întotdeauna liderul va încheia cu o atitudine optimistă.

Şedinţa nu se încheie odată cu terminarea şedinţei. Mai trebuie făcut un pas:
Liderul va trebui să dea instrucţiuni clare tuturor ce vor fi implicaţi în planul de acţiune rezultat. Apoi va stabili dacă este necesar să se trimită note, rezumate sau alte documente şi către cine, va stabili întâlnirile viitoare dacă este cazul.
Există tipuri de şedinţe particulare cu obiective precise. De exemplu - şedinţă pentru dezvoltarea de idei (brainstorming), şedinţe operative (stand up meeting), şedinţe de început de proiect (kick start meeting), dar despre ele voi vorbi separat.

Mi-ar prinde bine şi părerea ta. În compania ta cum se desfăşoară şedinţele? Sunt lungi si plictisitoare sau scurte şi eficiente? Dacă ai putea, ce ai îmbunătăţi? Ce sfaturi ai avea pentru ceilalţi?

---

Text aparut initial pe www.stelianmuscalu.ro. Preluat cu acordul autorului