Cultura organizaţională şi motivarea voluntarilor. O analiză a Comunicării Interne în ONG-uri. Partea I

Tipărire

: 24 Ianuarie 2010 |; Andreea Pana

com_interna Cultura organizaţională este un mecanism complex la baza căruia stă întotdeauna resursa umană. Cultura internă este cea care susţine o organizaţie constituind cea mai puternică forţă de coeziune, permiţându-le membrilor ei să aibă o viziune comună asupra evenimentelor şi oferindu-le stabilitatea de care organizaţia are nevoie pentru a supravieţui într-o lume în continuă schimbare.

O organizaţie este mai mult decât o sumă de clădiri şi analize strategice, ea este reprezentată în primul rând de oamenii din interior, ei sunt adevăratul motor. Prin intermediul acestui studiu ne-am dorit să analizăm cultura organizaţională în ONG-uri, aceasta fiind, alături de scopul organizaţiei, printre puţinele mijloace de a păstra şi motiva voluntarii.

În acest scop, am invitat câteva dintre oganizaţiile care activează în sectorul terţiar să participe la un studiu despre comunicarea internă pentru a vedea cum este aceasta gestionată şi ce metode se folosesc în relaţia cu voluntarii. Organizaţiile care au dat curs invitaţiei noastre sunt: Crucea Roşie, Fundaţia Aldea Tudorache, EcoAssist, Fundaţia Chance for Life, Fundatia Inimă de copil, Salvaţi Copiii România, Mai Mult Verde, World Vision Romania şi iniţiatorii proiectului Charity Gift.

Principalele metode de “fidelizare” a voluntarilor

Fără îndoială, tehnicile de motivare a voluntarilor în organizaţiile non-profit diferă de cele folosite în companii. Devii voluntar în primul rând pentru a susţine o cauză, pentru a te implica în viaţa comunităţii. Organizaţiilor nu le rămâne decât să “valorifice această motivaţie în interesul proiectului şi al voluntarului” după cum declară Nicoleta Talpeş, iniţiatoarea proiectului Charity Gift.

Unele organizaţii precum EcoAssist sau Fundaţia Aldea-Tudorache mizează exclusiv pe atractivitatea activităţilor desfăşurate. Anamaria Bogdan, Manager Comunicare al organizaţiei MaiMultVerde, afirmă că principala motivaţie a celor peste 6.000 de voluntari ai ONG-ului este dorinţa de a proteja mediul, “copacii plantaţi, gunoaiele adunate sau semnăturile strânse sunt realizările şi motivaţiile lor”.

Dorinţa de a ajuta este principala motivaţie a voluntarilor de pretutindeni, însă în funcţie de amploarea proiectului şi de posibilităţile organizaţiei, aceştia pot beneficia şi de anumite privilegii. Poate cea mai eficientă formă de motivare este cea a recunoaşterii muncii şi eforturilor voluntarilor. ”Nu este nimic mai demotivant decât să treci cu vederea munca şi rezultatele cuiva, fie el angajat sau voluntar” după cum apreciază Irina Jarrett Thorpe, Director Executiv al Fundaţiei Chance for Life. Şi fundaţia Inimă de Copil aplică cu succes metoda recunoaşterii publice a meritelor voluntarilor. Astfel, în cadrul Zilei Copiilor Nostri, unul dintre evenimentele de tradiţie ale fundaţiei, cei mai dedicaţi dintre voluntarii ultimului an sunt premiaţi, primind “aprecierea noastră publică, diplome, flori şi aplauzele tuturor participanţilor la eveniment” după cum declară Anca Chiosea, Responsabil Comunicare. Pentru World Vision Romania şi Salvaţi Copiii, această recunoaştere îmbracă forma unor diplome sau certificate oferite la finalul proiectelor sau campaniilor desfăşurate.

Un loc important pe lista metodelor de fidelizare a voluntarilor îl ocupă şi preocuparea pentru dezvoltarea personală şi profesională a acestora. Atenţia acordată profilului şi nevoilor specifice ale voluntarilor şi implicarea lor în programe care să răspundă acestor nevoi şi să le ofere satisfacţii atât la nivel profesional, cât şi personal, contează mult pentru cei ce lucrează în regim de voluntariat.

Irina Jarrett Thorpe este de părere că “nu este etic doar să primim, ci să dăm la rândul nostru voluntarilor cât mai multe oportunităţi de dezvoltare”, materializate în cursuri de formare, tabere naţionale şi internaţionale, sesiuni de mentoring şi coaching. În cazul organizaţiei Crucea Roşie, “voluntarii au ocazia să participe la diferite tabere, excursii, evenimente şi schimburi de experienţă naţionale şi internaţionale beneficiind de pregătire specializată şi echipamente adecvate” după cum afirmă Anca Zaharia, Director Departament Comunicare, Drept International Umanitar şi Relaţii Internaţionale pentru Crucea Roşie Română. În funcţie de oportunităţile pe care le are, şi fundaţia Inimă de Copil oferă voluntarilor şansa de a participa la cursuri, seminarii şi schimburi de experienţă care să îi ajute pe voluntari să îşi perfecţioneze abilităţile. Pentru dezvoltarea personală şi profesională a voluntarilor, Salvaţi Copiii Romania optează pentru sesiuni de formare regulate, pe diverse teme specifice, dar şi de interes general (management de proiect, redactare de proiecte).

Pe cât posibil, se încearcă şi alocarea unui buget pentru motivarea voluntarilor sub diferite forme. Astfel, banii sunt folosiţi “pentru a organiza serbări dedicate voluntarilor, premii de recunoştinţă sau materiale promoţionale”, după cum declară Anca Zaharia. Prin intermediul acestor metode, voluntarilor li se arată că organizaţia le valorizează contribuţia la proiectele desfăşurate şi se construieşte ataşamentul faţă de organizaţie.

De la datorie la “alegere de suflet”

Multe dintre organizaţiile non-profit oferă voluntarilor un cadru legal de implicare. Se încheie un contract de voluntariat conform legislaţiei în vigoare pe baza căruia sunt stabilite atât responsabilităţile, obligaţiile cât şi drepturile fiecărei părţi. De asemenea, voluntarul poate primi o adeverinţă care să ateste implicarea sa în activităţile organizaţiei. Astfel, o parte a voluntarilor tineri ajung să se implice în proiectele desfăşurate de ONG-uri pentru a obţine această adeverinţă care le este solicitată în diverse contexte, printre care şi cel educaţional. În cazul organizaţiei World Vision Romania, majoritatea voluntarilor provin din rândurile studenţilor şi elevilor de liceu. Dacă sunt acţiuni care au foarte mare legătură cu latura practică a viitoarei lor profesii, aceştia se vor simţi foarte motivaţi şi interesaţi. “Componenta de voluntariat este importantă în momentul în care îşi construiesc un CV şi aplică pentru diferite job-uri” este de părere Magda Camanaru, Communications Manager World Vision Romania. O astfel de organizaţie poate realiza şi o caracterizare sau o recomandare care poate fi folosită în dosarul de aplicaţie pentru universităţi din străinatate sau în procesul căutării unui loc de muncă.

Dacă pentru unii activitatea desfăşurată într-un ONG este doar prima etapă a dezvoltării profesionale, pentru alţii munca într-o organizaţie non-profit poate deveni un job full time. Drept dovadă este organizaţia Chance for Life unde, cu mici excepţii, toţi angajaţii sunt foşti voluntari, având proiecte compuse integral din angajaţi care au început ca voluntari.

“Am considerat întotdeauna că recrutând din rândul voluntarilor noştri este o strategie de succes. Voluntarii sunt oameni care au dovedit că au aceleaşi valori ca şi noi, care şi-au probat deja responsabilitea şi competenţele. Oferindu-le posibilitatea de a lucra ca şi membri plătiţi ai echipei a contribuit mereu la dezvoltarea motivaţiei lor” apreciază Directorul Executiv al Fundaţiei.

Câteva ingrediente de succes

Pentru a păstra voluntarii trebuie gândit un “program de fidelizare”, după cum îl numeşte Nicoleta Talpeş care să includă:
•    Întâlniri periodice în cadrul cărora să se discute despre implicarea în acţiunile fundaţiei, aceasta constituind o ocazie şi pentru a lua iniţiative şi a veni cu idei noi;
•    Posibilitatea de a alege activităţile în care să se implice având în vedere abilităţile, aptitudinile, experienţa şi timpul liber al voluntarilor;
•    Implicarea nu doar în derularea activităţilor, ci şi în faza de planificare şi organizare a evenimentelor;
•    Atribuirea de sarcini specifice în cadrul proiectelor, care să îi motiveze şi responsabilizeze, arătându-le în acelaşi timp încrederea care li se acordă;
•    Organizarea unor evenimente special dedicate voluntarilor. Acestea pot fi tabere, excursii sau o Zi a Porţilor Deschise aşa cum organizează fundaţia Inimă de Copil;
•    Crearea sentimentului apartenenţei la un grup şi a unei atmosfere de lucru plăcute, prietenoase, bazate pe spirit de echipă, încredere şi respect reciproc;
•    Relaţia directă şi deschisă cu Coordonatorul Voluntarilor (dacă acesta există);
•    Oferirea de feedback;

Cui îi revin aceste atribuţii?

În cazul multor organizaţii nu există o anumită persoană care să se ocupe de acest aspect. “Voluntarii rămân în organizaţie datorită prieteniilor legate aici şi a atmosferei” este de părere Liana Buzea, preşedinte EcoAssist. Nici la World Vision Romania nu există un coordonator al voluntarilor la nivel de organizaţie, însă în fiecare birou zonal în care îşi desfăşoară activitatea există persoane special desemnate, care menţin relaţia cu voluntarii prin e-mail sau alte mijloace online. Acest mediu interactiv a fost adoptat şi de iniţiatorii proiectului Charity Gift. Comunicarea se realizează prin intermediul unui grup de discuţii, având în vedere că proiectul se desfăşoară în mare parte online, persoana de contact cu voluntarii fiind chiar coordonatorul proiectului, Tea Vasilescu. MaiMultVerde a optat de asemenea pentru comunicarea online, având un manager care se ocupă de administrarea platformei şi de comunicarea cu voluntarii prin intermediul acestui mediu. În plus, la nivelul fiecărui proiect al organizaţiei există o persoană care se ocupă de voluntari în mod direct.

În cadrul organizaţiei Salvaţi Copiii este desemnat un Coordonator National al Centrului de Voluntari ale cărui principale atribuţii sunt: recrutarea, selecţia, orientarea, pregătirea, supervizarea şi motivarea voluntarilor, iar la Crucea Roşie există un coordonator de tineret şi voluntari care supervizează activitatea voluntarilor la nivelul filialelor. De voluntarii Chance for Life se ocupă o voluntară internaţională venită în România prin intermediul prgramului Leonardo da Vinci al Uniunii Europene şi care va coordona timp de 10 luni voluntarii naţionali şi internaţionali. Aceasta este susţinută de directorii de proiecte care au responsabilitatea coordonării voluntarilor din propria echipă. Şi fundaţia Inimă de Copil are din 2007 un coordonator de voluntari care se ocupă cu: pregătirea voluntarilor, întâlnirile cu ei, evaluarea acestora şi planificarea activităţilor.

În partea a doua a acestui studiu vom vorbi despre cât de important este ca persoanele care aleg să facă voluntariat să fie informate cu privire la tot ce se întamplă în organizaţie şi despre necesitatea unei strategii de comunicare internă în organizaţiile non-profit.

Vezi Partea a II-a

Vezi Partea a III-a